Termeni și condiții de utilizare – Asistentul virtual IMM Mentor

1. Precizări generale

Asistentul virtual IMM Mentor (denumit în continuare „Asistentul”) este un serviciu gratuit de informare, pus la dispoziție de IMM Mentor (denumit în continuare „IMM Mentor”) și integrat în portalul immmentor.ro.

Asistentul răspunde întrebărilor despre conținutul portalului IMM Mentor – educație antreprenorială, finanțări pentru IMM, legislația aplicabilă firmelor și instituțiile competente – exclusiv pe baza documentelor și a surselor oficiale încărcate în baza sa de cunoștințe.

Asistentul este un sistem de inteligență artificială. Interacțiunea are loc cu un sistem automat, nu cu un operator uman. Acest lucru este afișat vizibil în interfața serviciului, în conformitate cu cerințele de transparență aplicabile sistemelor de inteligență artificială.

Utilizarea Asistentului nu necesită crearea unui cont, autentificare sau furnizarea vreunei date de identificare.

1.1. Conformitate cu Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială

Asistentul este un sistem de inteligență artificială cu risc minim, în sensul Regulamentului (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială. În conformitate cu obligațiile de transparență, utilizatorii sunt informați că interacționează cu un sistem automat.

2. Acceptarea termenilor

Folosirea Asistentului implică acceptarea integrală a prezenților termeni și condiții. Utilizatorii au obligația de a consulta periodic această pagină, întrucât termenii pot fi actualizați conform secțiunii 10.

3. Natura serviciului și delimitări

Asistentul are caracter strict informativ. Răspunsurile sale:

• nu constituie consultanță juridică, financiară sau de altă natură;
• nu constituie un punct de vedere oficial al IMM Mentor și nu produc efecte juridice;
• nu înlocuiesc documentele și sursele oficiale, care prevalează în orice situație de neconcordanță, și nici canalele oficiale de comunicare ale IMM Mentor.

Prin proiectare, Asistentul NU:

• urmărește stadiul unei cereri de finanțare și nu are acces la dosare individuale;
• confirmă sau infirmă eligibilitatea unei persoane, firme sau idei de afaceri și nu emite decizii;
• estimează punctajul unui plan de afaceri sau al unei cereri de finanțare;
• are acces la sistemele tranzacționale ale programelor de finanțare;
• ia decizii cu efect juridic sau similar asupra persoanelor.

Pentru astfel de situații, utilizatorii sunt îndrumați către canalele oficiale indicate la secțiunea 12.

4. Limitele răspunsurilor generate

Răspunsurile sunt generate automat, pe baza documentelor oficiale, prin tehnologii de inteligență artificială. Deși serviciul este proiectat să răspundă numai pe baza surselor oficiale și să indice sursele folosite, răspunsurile pot conține erori, omisiuni sau formulări incomplete. Unele întrebări pot primi un refuz sau un răspuns parțial, cu îndrumare către canalele oficiale. În conversațiile lungi, Asistentul poate pierde contextul replicilor anterioare.

Utilizatorul are obligația de a verifica informațiile primite în documentele și sursele oficiale înainte de a lua orice decizie pe baza lor.

5. Răspundere

IMM Mentor depune diligențe rezonabile pentru funcționarea corectă a Asistentului, însă nu răspunde pentru:

• deciziile luate de utilizatori pe baza răspunsurilor generate de Asistent;
• eventuale neconcordanțe între răspunsurile Asistentului și documentele oficiale – în astfel de cazuri prevalează exclusiv documentele oficiale;
• prejudicii directe sau indirecte rezultate din utilizarea, imposibilitatea de utilizare sau întreruperea serviciului;
• disfuncționalități tehnice, indisponibilități temporare sau funcționarea în regim limitat.

Utilizatorul este singurul răspunzător pentru conținutul mesajelor pe care le introduce în conversație.

6. Protecția datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu legislația națională aplicabilă. Operator de date: IMM Mentor, conform Politicii de confidențialitate a portalului.

6.1. Principiul minimizării datelor

Asistentul este conceput astfel încât să limiteze datele prelucrate la cele necesare funcționării, securității și monitorizării serviciului:

• acces fără cont de utilizator – utilizarea Asistentului nu necesită crearea unui cont și nici autentificarea. Sunt generați doar identificatori tehnici pseudonimi, precum identificatorul conversației și identificatorul mesajului;
• istoric operațional cu durată limitată – ultimele mesaje ale conversației sunt păstrate temporar, pe o durată limitată, strict necesară menținerii contextului dialogului, după care expiră automat;
• monitorizare și feedback – datele privind utilizarea Asistentului și feedbackul transmis pot fi păstrate temporar, pe o durată limitată, strict necesară îmbunătățirii serviciului, cu măsuri de protejare a datelor personale, după care sunt șterse;
• date tehnice și prevenirea abuzului – adresa IP este utilizată temporar pentru limitarea traficului și prevenirea abuzului, pe o durată limitată, strict necesară acestui scop.

6.2. Datele introduse de utilizator

Dacă un utilizator introduce totuși, din proprie inițiativă, date personale:

• textul poate apărea în răspunsul afișat pe ecran, în cadrul acelei sesiuni;
• copiile conversațiilor păstrate în scop de suport, monitorizare și îmbunătățire a serviciului fac obiectul unor mecanisme automate de mascare a datelor personale detectate, precum CNP, adresă de e-mail sau număr de telefon, aplicate înainte de stocare, iar ulterior sunt șterse la expirarea duratei de păstrare.

Mecanismele automate de mascare reduc riscul, dar nu pot garanta detectarea tuturor datelor personale; de aceea, recomandarea de a nu introduce astfel de date rămâne valabilă.

6.3. Scopurile și temeiul prelucrării

Datele descrise mai sus sunt prelucrate exclusiv în următoarele scopuri:

• (a) furnizarea răspunsului în sesiunea curentă;
• (b) asigurarea securității și disponibilității serviciului (limitarea traficului, prevenirea abuzului);
• (c) monitorizarea calității și corectarea răspunsurilor eronate, pe baza conversațiilor în formă anonimizată.

Temeiul prelucrării îl reprezintă îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public, în sensul art. 6 alin. (1) lit. e) din GDPR, respectiv furnizarea unui serviciu public de informare a antreprenorilor și a IMM-urilor.

În măsura în care anumite operațiuni tehnice sunt necesare pentru funcționarea și securitatea serviciului (de exemplu, limitarea traficului, prevenirea abuzului, monitorizarea calității), acestea se întemeiază pe interesul legitim al IMM Mentor, conform art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR.

6.4. Destinatari

Componentele aplicației, inclusiv modelul de limbaj folosit pentru generarea răspunsurilor, sunt găzduite pe infrastructura cloud guvernamentală din România.

Datele nu sunt transmise către furnizori externi de servicii de inteligență artificială și nu sunt comunicate terților în alte scopuri.

6.5. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate beneficiază de drepturile prevăzute de GDPR: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziție, precum și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP (www.dataprotection.ro).

Întrucât serviciul nu identifică utilizatorii, iar conversațiile stocate sunt anonimizate, exercitarea unora dintre aceste drepturi poate fi limitată obiectiv de imposibilitatea asocierii datelor cu o persoană.

Cereri privind protecția datelor: dpo@immmentor.ro (responsabilul cu protecția datelor al portalului).

Informații suplimentare despre prelucrarea datelor pe portal găsești în Politica de confidențialitate.

7. Confidențialitate și securitate

IMM Mentor implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea serviciului și a datelor prelucrate, conform GDPR. Acțiunile administrative și evenimentele de sistem sunt înregistrate în formă anonimizată, pentru a permite investigarea sesizărilor și corectarea răspunsurilor eronate.

8. Utilizare acceptabilă

Este interzisă:

• utilizarea Asistentului în alte scopuri decât informarea antreprenorilor și a IMM-urilor cu privire la subiectele acoperite de portalul IMM Mentor;
• încercarea de a accesa neautorizat, de a perturba sau de a suprasolicita serviciul, inclusiv prin trafic automatizat abuziv;
• încercarea de a determina Asistentul să ignore regulile sale de funcționare sau să genereze conținut ilegal, ofensator ori înșelător;
• prezentarea răspunsurilor Asistentului drept poziții oficiale ale IMM Mentor.

Pentru asigurarea disponibilității, serviciul aplică limitarea traficului (rate limiting) și poate restrânge temporar funcționalitățile conversaționale. Utilizarea abuzivă poate duce la restricționarea temporară a accesului.

9. Disponibilitatea serviciului

IMM Mentor nu garantează funcționarea neîntreruptă a serviciului. Asistentul poate fi indisponibil temporar, inclusiv pentru mentenanță sau actualizări de securitate, ori poate funcționa în regim limitat. IMM Mentor poate suspenda serviciul oricând, inclusiv pentru prevenirea difuzării de conținut eronat.

10. Modificarea termenilor și a serviciului

IMM Mentor își rezervă dreptul de a modifica oricând prezenții termeni și condiții, precum și conținutul, funcționalitățile sau disponibilitatea serviciului, fără notificare prealabilă. Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină. Continuarea utilizării serviciului după modificare constituie acceptarea termenilor actualizați.

Ultima actualizare: 18 octombrie 2026

11. Legea aplicabilă

Prezenții termeni și condiții sunt guvernați de legea română. Orice litigiu în legătură cu utilizarea serviciului este de competența instanțelor judecătorești competente din România.

12. Contact

Pentru întrebări privind serviciul sau prezentele condiții de utilizare:

Direcția Mediul de Afaceri: dma@imm.gov.ro